על פי סעיפים 3,4,5,7 של האמנה הזאת:

• -לעריכת הרישום יש להשתמש באותיות לטיניות. ניתן להשתמש גם באותיות של השפה בה נערך הרישום המקורי.
• יש לכתוב תאריכים במספרים שמציינים את היום, החודש והשנה בהתאמה. יום וחודש מוצגיםמיוצגים על ידי שני מספרים, שנה מוצגתושנה מיוצגת על ידי ארבעה מספרים. להצגת תשעה הימים הראשונים של כל חודש ותשעה החודשים הראשונים של כל שנה יש להשתמש במספרים בין 01 ל-09.
• במידה ויישוב אינו נמצא במדינה שמנפיקה את התמצית, ליד כל שם יישוב, יש לרשום את שם המדינה שהיישוב שייך אליואליה.
• תאריך ומקום של אירועים יש לרשום אחרי סימנים Mar, Sc, Div, A, D, Dm, Df, אחרי סימן Mar יש לרשום גם את שם משפחה ושם פרטיהמשפחה והשם הפרטי של בת זוגהזוג.
• אם הסברים במסמך אינם מאפשרים מילוי סעיף או חלק ממנו, יש לסמן את המקום הריק כבלתי שמיש בעזרת קווים.
• הוספת סעיף, או סימנים אחרים, מוגשת מראש לאישורולאישורה של הוועדה הבינלאומית למעמד אזרחי.